일정관리, 할일관리, 할일메모 효율적으로 활용하는 방법 소개

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2021. 5. 31.

일정관리, 할일관리, 할일메모 효율적으로 활용하는 방법 소개

▶ 요약: 효율적으로 일정 및 할일 관리하는 방법 소개

▶ 관련 링크

관련 애플리케이션

할일 연동: https://zapier.com/
안드로이드 구글 태스크: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.tasks
아이폰 구글 태스크: https://apps.apple.com/kr/app/google-tasks-%ED%95%A0-%EC%9D%BC-%EC%99%84%EB%A3%8C%ED%95%98%EA%B8%B0/id1353634006
크롬 구글 테스크 확장프로그램: https://tasksboard.app/ , https://chrome.google.com/webstore/detail/desktop-app-for-google-ta/lpofefdiokgmcdnnaigddelnfamkkghi

▶ 주요 내용

일정 관리 및 공유: https://calendar.google.com/

개인적으로 에버노트로 일정관리를 했었는데 팀 공유 캘린더와 이중 관리의 부담으로 인해서 '구글 캘린더'로 변경 했습니다.

일정 관리 습관을 업무 때문에 변경한 것이죠. 막상 변경을 하고 구글 캘린더에 적응하니 편리한데 아쉬운 부분은 여전히 남습니다.

장,단점

팀 캘린더로 일정 공유가 간편하다.
일정 알림을 입맛에 맞게 변경 가능하다.(템 캘린더는 팀원 전부 적용되는게 단점)
외부 애플리케이션과 연동으로 자동 할일 등록이 가능하다. (zapier, ifttt 등등)
주기적인 반목 일정 등록이 상당히 편리하다.
음력 생일 입력이 불가능하다.
자신만의 할 달 일정을 한 번에 볼 수 있는 기능이 없다.

업무적으로 사용 중인 구글 캘린더들이다. 팀 캘린더를 통해 팀원의 일정을 실시간 확인 가능하다.

해당 캘린더의 알림을 통해서 일정 알림을 컨트롤 가능하다. 알림에 '이메일'로 지원하기에 알림을 메일로로 받고 주로 사용하는 메일주소로 다시 메일을 포워딩하면 일정을 추가로 확인하여 놓치는 실수를 줄일 수 있다.

시나리오

일정 알림을 모바일로 받음과 동시에 구글 지메일로 수신하고 수신된 지메일을 다시 네이버 메일로 포워딩한다. 개인적으로 네이버 메일은 중요한 메일만 수신하기 때문에 추후 네이버 메일앱을 통해서 지나간 일정과 다가올 일정을 추가로 확인 가능하다.

구글 캘린더의 월간 일정 모습이다. 웹으로 본 모습인데 이 화면으로는 일정이 없는 날을 판단하기 어렵다.

기존에 에버노트로 관리하던 월간 일정이다. 단순한 텍스트지만 누군가 '언제 시간이 되나요?'라고 문의를 해올 때 빠르게 일정 확정이 가능다는 장점이 있다. 하지만 해당 일정을 '에버노트, 구글 캘린더' 두 곳에 등록해야하는 번거로움으로 현재는 구글 캘린더만 사용 중이다.

할일 관리: https://evernote.com/

할일은 에버노트로 관리 중이다. 통상 주간보고라는 것을 많이 사용하는데 개인적으로 프로젝트성 일보다는 단발성 일이 많다 보니 일일보고 형식으로 사용하고 있다.

장,단점

체크박스를 통해서 할일 완료 유무 확인이 가능하다.
전 일 할일 복사를 통해서 내일 할일 등록이 가능하다.
할일에 주요 링크를 걸어서 바로 추가 할일 등록이 가능하다.
에버노트 모바일 앱이 느리고 불편하다.
에버노트 PC프로그램 최신 버전은 사용하기 불편하다.
모바일 앱이 불편하기에 할일 등록을 PC에서만 해야하는 제약이 있다.

'일일업무' 노트북을 '바로가기'에 추가하여 빠르게 접근하게 설정하였다.

파란색 박스는 zapire.com 을 통해서 구글 태스크에서 할일을 등록하면 '일일업무' 노트북 상단에 자동으로 추가되게 연동하였다. 할일 등록을 할때 할일에 등록하고 삭제하게 된다.

붉은 박스의 '일일업무'는 퇴근 전 복재하여 내일 할일을 추가한다.

할일도 3개로 분류하여 사용 중이다. 주간보고서를 따로 관리하지 않고 있기 때문에 장기적인 할일도 함께 등록하여 관리하고 있다.

내일 할일

중기 할일

장기 할일

할일 메모 및 등록: https://mail.google.com/ 내의 google task

이동 중 할일 등록이나 메모는 구글 태스크를 사용 중이다. '구글 킵', '에버노트', '워크플로위', '노션' 등등 다양한 툴을 사용해보았지만 결국은 구글 테스트로 다시 돌아오게 된다. 그 이유는 빠르고 간편하기 때문이다.

장,단점

이동 중 모바일앱을 통해서 빠르게 할일 및 메모 추가가 가능하다.
빠르다는 의미는 원클릭으로 입력이 가능하다.
검색 기능이 없다. 하지만 빠르다는 이유하나로 다시 이 앱을 사용하게 된다.

구글 태스크는 구글 메일로 통합되어 구글 메일 화면에서 사용 가능하다.

크롬확장프로그램: https://chrome.google.com/webstore/detail/desktop-app-for-google-ta/lpofefdiokgmcdnnaigddelnfamkkghi

안드로이드: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.tasks

아이폰: https://apps.apple.com/kr/app/google-tasks-%ED%95%A0-%EC%9D%BC-%EC%99%84%EB%A3%8C%ED%95%98%EA%B8%B0/id1353634006

구글 태스크는 모바일 앱으로 사용해야 그 진가가 발현된다.

모바일 앱의 모습이다. 미완료, 완료된 할 일을 구분해서 볼 수 있고, 완료된 할 일을 화면에서 숨김처리도 가능하다. 무엇보다 이 앱이 좋은 것은 앱 실행 후 '+' 버튼을 통해서 빠르게 할 일이나 메모 등록이 가능하다는 것이다. 개인적으로는 여기 등록한 할 일을 에버노트나 캘린더로 다시 등록하기에 오타가 발생하더라도 빠르게 입력한다. 대부분 이동 중에 사용하고 있다.

할일 연동: zapier.com

이동 중에 구글 태스크로 등록한 할 일을 다시 에버노트나 캘린더에 등록할 일이 생길 수 있다. 깜빡할 수 있기 때문에 에버노트와 캘린더에 자동으로 등록되게 연동하면 누락되는 일이 없다.

https://zapier.com/ 에 무료 가입 후 '구글 태스크, 구글 캘린더, 에버노트' 인증 후 연동하면 된다.

https://zapier.com/app/zaps 을 통해서 연동한 모습이다.

구글 태스크 등록 시 에버노트 '일일보고' 상단에 자동 등록되게 연동

구글 태스크 등록 시 구글 캘린더 '기본일정'에 자동 등록되게 연동

이렇게 사용하면 할 일에 대한 누락을 방지 할 수 있다.

PC 알림 프로그램: http://www.desktop-reminder.com/

하루 일과 중 반복되는 일은 데스크톱 알림을 통해서 관리하면 누락을 방지할 수 있다.

내일 할 일은 일과 중 에버노트에 등록한다. 해당 일정 관리를 대부분 PC에서 하기에 데스크톱 알림 프로그램을 통해서 팝업으로 메시지를 띄워 누락을 방지할 수 있다.

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